Det korta svaret är att du kan underteckna och utfärda dokument digitalt i Tyskland om inte lagen uttryckligen utesluter elektronisk signering eller föreskriver någon särskild form, t.ex. notarisering.
Förutom tyska lagstadgade formkrav förhåller sig den digitala signeringen även till EU:s digitala signaturförordning eIDAS. Den gäller för alla EU:s medlemsländer och ger digitala signaturer en dignitet eftersom en signering inte kan nekas sin rättsliga verkan enbart på grund av att den är elektronisk. eIDAS skiljer mellan tre typer av digitala signaturer beroende på signaturens säkerhetsnivå.
1. Enkla elektroniska signaturer är ett samlingsbegrepp för elektronisk data som bifogas ett elektroniskt dokument och som används för en signering. Det kan till exempel vara en inskannad handskriven underskrift. Signeringen är enkel att manipulera och ger därför inget verifikat.
2. En avancerad elektronisk signatur (AES) kräver att undertecknaren kan identifieras genom signaturen och signaturen ska vara unikt knuten till denne. Den som har skrivit under ska ha kontroll över underskriften och efterföljande ändringar i underskriften ska kunna upptäckas.
3. Kvalificerad elektronisk signatur (KES) har samma grundkriterier som AES men KES ska skapas med hjälp av en kvalificerad underskriftstjänst och undertecknarens identitet ska kunna styrkas med ett kvalificerat certifikat. En KES ska erkännas som en KES inom hela EU och likställs med en handskriven underskrift, den kan alltså användas när lagen kräver skriftlig form.
Vilken typ av signatur som är mest lämplig beror på olika faktorer, bl.a. krav på bevisvärde och skydd mot förfalskning. Kvalificerade elektroniska signaturer erbjuder här en hög säkerhetsnivå. Vissa dokument är dock explicit undantagna från digital signering, t.ex. borgensåtaganden, eller omfattas av krav på notarisering enligt tysk lagstiftning, t.ex. vid fastighetsköp.
Här kommer den tyska Avbyråkratiseringslagen (Bürokratieentlastungsgesetz), som trädde i kraft den 1 januari 2025, in i bilden, eftersom den utökar möjligheterna att använda digitala signaturer. De största förändringarna rör arbetsrätten, men lagen kan även ses som ett steg mot en mer digitaliserad avtalshantering, där digital signering blir en mer etablerad och attraktiv metod.
Enligt den nya lagen kan ett anställningsintyg utfärdas elektroniskt om intyget signeras med en kvalificerad elektronisk signatur.
Lagen möjliggör även att de väsentliga avtalsvillkoren i ett anställningsförhållande kan sammanfattas i textform och signeras med en enkel digital signatur, t.ex. elektroniskt via e-post, i enlighet med den tyska Bevislagen (Nachweisgesetz). Detta underlättar särskilt samarbetet med internationella medarbetare. De nya föreskrifterna gäller dock inte tidsbegränsade anställningsavtal, som även fortsättningsvis måste ingås skriftligen, eller vissa branscher, t.ex. byggsektorn. Om den anställde insisterar på skriftlig form ska den användas.
Även ansökningar om föräldraledighet och arbetsgivarens svar på dessa, samt avtal om utstationering av arbetstagare kan nu skickas i textform och undertecknas med enkel digital signatur.
För företag som vill utnyttja dessa nya möjligheter med textform/enkel elektronisk signatur kan det vara lämpligt att använda en säker e-posttrafik med mottagarbevis.
Christina Griebeler, Rechtsanwältin & Advokat, kallan Rechtsanwaltsgesellschaft mbH
Comments