Den första hänvisningen blir ofta gärna förbisedd av den svenska kunden, för att sedan regelbundet följas av frågan: ”Är det verkligen nödvändigt att underteckna och skicka iväg orginaldokuemtet via post? Går det inte att skicka en skannad kopia via e-post?” Ja, det är nödvändigt. Enligt tysk lag krävs det i många fall ett orginaldokument för att dokumentet i form av t.ex. en deklaration eller ett avtal ska vara giltigt. Särskilt viktigt är det i samband med uppsägningar av anställningsavtal. Vid en uppsägning måste den anställda få det undertecknade uppsägningsbrevet som orginal. Skulle den anställda få ett besked om uppsägning via e-post räknas detta inte som giltigt, även om det skickas en inskannad kopia av avtalet. Som företagare kommer man förmodligen mer sällan i kontakt med bostadshyresavtal, där uppsägning också enligt lag kräver ett fysiskt avtal för att vara giltigt. Men även i samband med uppsägning av kommersiella hyresavtal, där det egentligen inte är nödvändigt med ett skriftligt avtal, är det inte ovanligt att en överenskommelse om ett skriftligt avtal sker. I dessa fall måste alltså det undetecknade orginalet skickas till mottagaren.
När det gäller hyresavtal, främst gällande affärslokaler, är kravet på ett skrifligt avtal en viktig fråga och då inte bara vid uppsägning utan redan från början när avtalet skrivs under för första gången. Detta gäller åtminstone om avtalet i fråga ska ingås för en bestämd period på mer än ett år, vilket ofta är regel när det handlar om kommersiella hyresavtal. Om detta är fallet måste alla väsentliga avtalsvillkor, särskilt avtalsparterna, hyresobjektet, hyran och hyrestiden ingå i avtalshandlingen. Detta kan låta banalt, men skulle även det minsta misstag ske kan det komma att kosta mycket pengar. Skulle det skriftliga avtalet inte följas korrekt kan avtalet sägas upp i förtid i slutet av det första avtalsåret. En sådan situation kan uppstå när en av avtalsparterna av någon orsak ångrar det ingångna avtalet. För en hyresgäst som precis har installerat sig i en ny lokal med ett bra läge och för en längre period, men plötsligt måste flytta ut, kan företaget i fråga riskera att gå i konkurs. Med det sagt bör formaliteter alltid tas på största allvar och skulle det dyka upp tveksamheter bör man söka juridisk rådgivning.
Andreas Ortlepp
Görler und Partner
Ortlepp@goerler-partner.de
Düsseldorf